Первичная документация для ведения бухгалтерского учета

Ведение первичной бухгалтерской документации подразумевает письменно зафиксированные факты осуществления хозяйственной деятельности организации. Первичная документация служит основой бухгалтерского учета и необходима для составления отчетностей. Документы первичного учета имеют юридическую силу в случае их правильного и грамотного оформления.

Важно знать! Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать ряд обязательных реквизитов.

Так, любой первичный документ должен содержать:

• наименование документа (что это за документ)
• дату составления документа
• название организации, от имени которой составлен документ, а в большинстве случаев и ее полные реквизиты
• содержание хозяйственной операции (какую деятельность подтверждает этот документ)
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении (например, количество отгруженной продукции в штуках и ее стоимость в рублях)
• ФИО и должности ответственных за операцию лиц, а также их подписи (обычно это директор или главный бухгалтер)

Первичные документы должны составляться в момент совершения операции. Если по объективным причинам это невозможно, то первичная документация оформляется непосредственно по окончании операции. Помимо нормативной составляющей, в этом правиле есть и практическая обоснованность. Откладывая регистрацию первичных документов «на потом», Вы рискуете упустить важные детали, запутаться в датах и цифрах. Нет гарантии, что Вам быстро удастся связаться с поставщиками или подрядчиками для уточнения их реквизитов, когда это понадобится. К тому же, не вовремя проведенная первичная документация может быть обнаружена неплановой бухгалтерской проверкой, что повлечет за собой куда большие сложности, а в результате штрафы.

Виды первичных документов

Первичные документы делятся на внутренние и внешние.

Внешние документы поступают от сторонних участников финансово-хозяйственной деятельности. К ним относятся платежные поручения и требования, бумаги от учредителей, запросы из государственных органов, счета-фактуры от поставщиков и пр.

К внутренним относятся документы, составленные в самой организации. Они могут быть:

• Распорядительными: распоряжения, указания о производстве, выполнении каких-либо хозяйственных операций (например, приказы и т.п.).
• Оправдательными (исполнительными): констатируют факт совершения операции (приходные ордеры, акты приемки материалов и т.п.).
• Комбинированными: одновременно являются и распорядительными и исполнительными (приходные и расходные кассовые ордеры, отчеты подотчетных лиц, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы, авансовые и пр.).
• Документы бухгалтерского оформления: составляются при отсутствии типовых документов или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов (справки, ведомости распределения косвенных расходов и пр.).

Строгое ведение первичной бухгалтерской отчетности должно стать непреложным правилом бухгалтерии любого масштаба. Опираясь на первичные документы, производятся записи в журналах, карточках, ведомостях и учетных регистрах.

Ведение бухгалтерского учета требует профессиональных знаний и навыков. Участие стороннего специалиста может быть полезным как на начальной стадии создания бухгалтерии, так и для исправления ошибок в уже действующей схеме. Доверяя ведение первичного бухгалтерского учета компании «БАЛИОТ», Вы гарантированно защищаете себя от ошибок и проблем, которые они за собой влекут. Мы научим оформлению первичной документации «с нуля» или возьмем на себя эту кропотливую задачу в постоянном режиме. Вы можете оставить заявку на сайте или позвонить нам в офис по телефону +7(495)127-7398. Будем рады оказаться Вам полезными!